Vérifié le 02 juin 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Le calcul des effectifs d'une entreprise est indispensable pour connaître les obligations de l'employeur et ses cotisations sociales. Seules les personnes qui sont liées à l'entreprise par un contrat de travail au cours de l'année passée sont prises en compte. Certaines catégories de salariés sont exclues du décompte. Les effectifs de tous les établissements sont additionnés.
L'Urssaf fait le calcul d'après les données fournies par l'employeur sur la déclaration sociale nominative (DSN).
Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail
Équivalent temps plein
Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées par un salarié.
Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
L'ETP sert à calculer l'effectif moyen (mensuel et annuel).
Exemple
1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP.
2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2)
1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP
Durée mensuelle légale de travail
L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heurespar mois.
La durée mensuelle légale de travail, (égale à 151,67 heures), est une moyenne rapportée à l'année.
Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.
Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.
Effectif global
L'effectif global sert à déterminer la périodicité des cotisations.
Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre de l'année passée.
Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.
Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)
Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun
Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail
Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)
Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67h) sont comptés pour une unité chacun
Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail
Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen
À noter : les intérimaires sont comptés à la fois dans l'entreprise de travail temporaire et dans l'entreprise utilisatrice
Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail
Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)
Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l'effectif (global, annuel ou mensuel).
Les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :
Salarié en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent
Personne en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.
Stagiaire (étudiant ou en formation professionnelle)
Dirigeant : gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, président du conseil d'administration, directeur général et directeur général délégué de SA, président et dirigeant de SAS (même si assimilé-salarié)
Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.
À noter
Actuellement, les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur le compte Urssaf en ligne.
Exemple d'effectif moyen mensuel
Voici l’exemple pour un mois donné :
Exemple d'effectif moyen mensuel (en ETP)
Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d'ETP
2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86
0,86 ETP
1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois
1 ETP
1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois
6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP
0,32 ETP
1 apprenti
0 ETP
Effectif du mois
12,18 ETP
Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.
Ensuite il faut additionner le nombre total d'ETP sur l'année et le diviser par 12 mois.
Exemple d'effectif moyen annuel
Exemple d'effectif moyen annuel (en ETP)
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Sept.
Oct.
Nov.
Déc.
Total
14,86
11
9
10
8
8
7
7
10
11
13
10
118,86
Dans cet exemple, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.
À noter
vous devez prendre en compte seulement le nombre réel de mois où l'entreprise a compté des salariés. Donc pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois. C'est aussi le cas si l'entreprise n'a compté aucun salarié pendant certains mois de l'année.
Exemple d'effectifs pour une entreprise d'activité saisonnière
Une entreprise a eu une activité saisonnière sur 6 mois, du 1er mai au 31 octobre 2021.
Elle comprend 11 ETP en mai et octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, août et septembre.
L'effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).
Nombre d'ETP par mois pour une entreprise d'activité saisonnière
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Sept.
Oct.
Nov.
Déc.
Total
0
0
0
0
11
15
23
23
23
11
0
0
106
Il existe des cas particuliers :
Les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global, mais sont compris dans l'effectif moyen.
Les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT.
Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice.
Les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail.
